Les entreprises doivent prendre des précautions pour s’assurer que les factures des clients et des fournisseurs, ainsi que les autres justificatifs comptables, sont conservés en toute sécurité le plus longtemps possible. En réalité, les entreprises qui ne respectent pas les règles relatives à la conservation des factures et autres justificatifs comptables s’exposent à de graves sanctions.
Dans cet article, nous décrivons les règles à suivre pour conserver les factures des clients et des fournisseurs.
Quel est le délai moyen de règlement des factures ?
Les factures et les pièces justificatives qui peuvent être utilisées pour attester de l’exactitude des déclarations fiscales doivent être conservées pendant six ans à compter de la date de création de l’entreprise ou de la date à laquelle la transaction apparaît pour la dernière fois dans les livres et registres, selon la première éventualité.
Par exemple, à la fin de la période d’amortissement, une facture pour un bien immobilier amortissable doit être conservée pendant au moins six ans.
Les factures des clients et des fournisseurs, ainsi que tout autre document comptable pertinent, doivent être conservés pendant une période de 10 ans après la fin de l’exercice comptable couvert par les documents (conformément à l’article L123-22 du Code de commerce français).
Comment faut-il conserver les factures des clients et des fournisseurs ?
Une facture peut être conservée sous forme papier ou numérique.
De nos jours, la plupart des entreprises reçoivent et envoient des factures à la fois sous forme papier et numérique. Par conséquent, il est d’usage de prévoir pour gérer ses archives à la fois sur papier et sur support numérique, en fonction du format de la facture.
Sans une certaine forme d’organisation, le suivi des factures peut devenir un problème majeur pour certaines entreprises, en particulier celles qui sont impliquées dans des secteurs hautement transactionnels comme l’artisanat ou la vente au détail, où de nombreux documents doivent être conservés. Il faut donc mettre en place un système d’archivage efficace.
Une entreprise qui a reçu une facture électronique peut-elle l’imprimer et la conserver dans ses archives ?
Non. Une facture électronique doit être conservée sous forme électronique pendant au moins trois ans, même si l’entreprise conserve également une copie papier de la facture après l’avoir imprimée. Après cette période, vous pouvez choisir de conserver la facture sous forme papier ou numérique.
L’administration fiscale peut exiger la transmission électronique des factures papier même si elles ont été émises.
Une entreprise peut-elle sauvegarder une facture papier sous un format électronique ?
Oui. Une entreprise peut convertir des factures papier en fichiers numériques en utilisant un système de facturation appelé numérisation des factures. Pour ce faire, vous devez respecter toutes les exigences énoncées aux articles A102 B-1 et B-2 du Manuel des procédures fiscales.
- L’entreprise doit avoir les moyens de produire des factures visuellement et textuellement identiques à l’original. Dans le cas où un code couleur est mis en place, les couleurs doivent être reproduites fidèlement.
- Le document électronique doit être stocké au format PDF ou PDF A/3 avec une signature électronique ou un cache serveur conforme au moins à la norme RGS (Relative General Security Requirements) à une étoile, une empreinte numérique ou tout autre équivalent sécurisé basé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste des autorités de certification de confiance de la France.
- Toutes les notes ou révisions apportées à la version papier doivent être reflétées dans la version numérique.
- Les procédures d’archivage numérique des factures papier sont documentées et font l’objet de contrôles internes permettant de conserver les factures accessibles, lisibles et complètes pendant toute la durée nécessaire à leur conservation.
L’entreprise ou une partie externe peut être responsable de l’archivage numérique des factures.
Une entreprise doit conserver des copies papier des factures si elle ne peut pas garantir le respect de toutes les réglementations permettant leur conservation électronique.
Une entreprise peut-elle sauvegarder des factures électroniques n’importe où ?
Non. Les entreprises doivent stocker les données de facturation électronique en France, dans un autre État membre de l’UE ou dans un pays non membre de l’UE qui offre un soutien administratif et des droits d’accès aux données adéquats.
L’entreprise doit informer l’administration fiscale française si ses factures électroniques sont stockées sur un serveur hors de France.
Pénalités pour défaut de conservation d’une facture
Si une entreprise n’enregistre pas ses factures et autres documents comptables comme il se doit, elle risque un certain nombre de sanctions.
Les entreprises peuvent se voir infliger des pénalités allant jusqu’à 50 % des montants facturés si les clients ne conservent pas de copies de leurs reçus.
Si les factures des fournisseurs ne sont pas conservées, l’entreprise peut perdre la possibilité de déduire des dépenses, ce qui l’amènerait à payer deux fois des impôts sur le même bénéfice.
L’entreprise court le risque d’être rejetée de la comptabilité si ses documents financiers ne sont pas conservés. Ce rejet déclenche une procédure de correction contradictoire par l’administration fiscale, qui entraînera un nouveau calcul du bénéfice de l’entreprise pour la période concernée.
